La mia Agenda Maestra
Sabato 28 febbraio, alle 23:00, mi si è accesa una lampadina: come faccio a mettere un po' di ordine sulle "cose che vorrei/dovrei fare"? Parlo in generale, cioè cose di casa o di lavoro.
Ti sembra di rimandare tante cose, avere l'impressione di non finire mai niente, la vita è un disastro e hai sempre tanto stress o ansia?
Ti spiego il percorso che ho fatto e come ho risolto, però non andare subito alla fine perché non capiresti il percorso, che è importante quanto la (mia) soluzione.
Casa e lavoro
Per lavoro non ne parlo ora, perché sono 8 ore in ufficio a gestire progetti, collaboratori e clienti, e in quelle 8 ore ho un metodo e strumenti dedicati, dove appunto e pianifico ogni cosa.
A casa cosa c'è da pianificare? 🤔
Potresti avere dei lavoretti che rimandi sempre perché "ieri sono tornato tardi e non avevo tempo", oppure per un imprevisto, oppure perché non ne hai mai voglia. Poi, a forza di rimandare, ci pensi e ti dà ancora più fastidio sapere che stai rimandando, e magari qualcuno (moglie o marito) ti ricorda "guarda che prima o poi devi sistemare quella lampadina" oppure "guarda che se non mettiamo su la gomma con l'acqua e l'annaffiatore, il giardino fa una brutta fine ora che è quasi estate".
Però anche le piccole cose sfuggono, tipo chiamare un elettricista per sistemare una presa che ti serve ogni tanto, per cui anche se non lo chiami oggi che sarà mai... lo chiamerai domani... e poi va a finire che la presa rimane lì e trovi un'altra giustificazione, tipo "vabbè, non è che la usiamo più di tanto, va bene lo stesso".
Oppure potresti avere qualche idea, qualche spunto di creatività, però è impegnativo e dopotutto, finito una giornata di lavoro, la sera è tardi e il fine settimana è dura mettersi sotto a fare qualcosa di creativo, perché... hai ancora la gomma del giardino da installare! 🤣
Questo si chiama procastinare.
La prima soluzione facile
Un primo consiglio che ti dò è: scrivi.
Ogni cosa da ricordare a mente è una specie di post-it che ti appicchi in fronte. Sono piccole cose da ricordare, ma prova a immaginarti la faccia pieni di post-it: a lungo andare, non vedrai più nulla.
La mente non devi usarla come archivio di promemoria, sarebbe sprecata. Per i promemoria ci sono i post-it, quelli veri, o un calendario, altrimenti arriverai al punto che penserai solo a quante cose devi ancora fare, alcune diventeranno urgenti, e non avrai altro che urgenze e stress.
Quando avrai le energie e il momento giusto, potrai prendere questi appunti scritti e affrontarli uno alla volta.
Tentativi
Negli anni ho fatto vari tentativi. Ho provato soprattutto app, perché da buon informatico si sa che per le cose "organizzate" è meglio uno strumento che abbia tutto intabellato, lineare, che ricordi quasi una catena di montaggio o che ti presenti tutto come una lista di cosa da fare. Le app di liste di cose da fare ("todo-list") sono spopolate, e per certi versi possono anche andar bene, ma non sono mai riuscito a usarle a lungo. Non credo sia difficile trovare chi le ha provate e ha mollato dopo un po'.
Qual è il problema: trovi uno strumento così bello, che sembra perfetto per incastrarci dentro tutto quello che desideri fare, però poi ti trovi a metterci dentro più di quanto potresti.
Inoltre, visto il mio percorso sull'ansia, iniziare ad avere una lista di tante cose che non riesco a gestire fino in fondo e che inizio a rimandare, può provocare ulteriore ansia quando ci tieni davvero.
Dopo anni di tentativi ho pensato: l'app delle liste di cose da fare non fa per me.
Odiavo la carta
Non mi sono mai piaciuti i post-it, la carta e tutto quello che oggi lo si può chiamare "spreco di risorse". In cartoleria mi hanno sempre attratto quei colori sgargianti dei post-it, però non li ho mai amati, ma hanno un bell'aspetto.
Quel sabato sera di febbraio, però, mia moglie stava dormendo in divano e io non ricordo come mai avevo questa lampadina accesa in testa, per cui mi misi a cercare in rete qualche spunto.
App per todo-list: no, ho già provato, lasciamo stare.
App per pianificare: no, non sono sicuro che sto cercando un'app...
Programmi per pc: peggio. Dovrei avere un computer ed è troppo ingombrante portarselo dietro e anche poco pratico.
Cerco allora "agende per pianificare", "planner"... e trovo un'agenda, carina. Per una semplice agenda, però, ho già l'app del calendario nel telefono, e quella la uso quando ho l'appuntamento dal dentista o impegni fissati a una data e orario, quindi per avere un promemoria e per impegni dove devo assolutamente esserci. E inoltre l'agenda fatta a diario che ho trovato era in inglese. Ma era più di un'agenda con i giorni e lo spazio per scriverci qualcosa, anche perché se facesse solo quello userei il calendario.
"Vabbè, la posso riprodurre a pc e la traduco in italiano, tanto sono in grado."
Sì, però ho qualche idea per cambiarla, quindi a maggior ragione meglio se la rifaccio copiando un po' dall'agenda originale, traduco e apporto alcune modifiche grazie a quello che ho imparato.
Ci siamo, ora finalmente ti mostro che cosa ho costruito!
La mia Agenda Maestra
Eccola qui!
Un bel foglio A4, pieghevole in 2, quindi diventa un A5 piegato.
E ora divertiamoci a spiegare 😃
Parte sinistra - agenda
La parte sinistra fa da normale agenda.
Quando l'ho mostrata a qualche persona, ho sentito: "eh, ma ho già il calendario sul telefono".
Sì, vero, però nel calendario hai:
- 19/06/2026, 15:00-16:00 ➡️ Dentista
però non puoi mettere facilmente che venerdì 19 giugno, quando puoi, devi fare una telefonata. Lo puoi fare mettendo un appuntamento tutto il giorno, certo, però sono convinto che la tecnologia sia meglio usarla per cose ben definite, come un appuntamento a una certa data e ora.
Gli spazi grigi a fianco di LUN, MAR, MER, ecc servono per scriverci il giorno del mese, ma puoi anche lasciarli vuoti, non è così importante.
Parte destra - Obiettivo settimanale
Qui inizia il bello.
Nella settimana avrai tante cose da fare, tante cose che sono sicuramente importanti, anche più di una, però ne avrai sicuramente una che vuoi assolutamente fare. La scrivi qui.
Appena sotto c'è uno spazio per la ricompensa. È FON-DA-MEN-TA-LE!
La nostra mente è dannatamente complicata e affascinante. Se poni un obiettivo da raggiungere e una piacevole ricompensa, lo sforzo per raggiungere l'obiettivo sarà piacevolmente accettato dalla nostra mente. E questo ti aiuterà sicuramente a porti altri obiettivi, uno alla volta, uno alla settimana, e sentirti felice di averlo raggiunto.
Non pretendere troppo da te e parti con cose semplici.
C'è chi mi ha detto "eh, ma così mi crea ansia perché per tutta la settimana so che devo raggiungere quell'obiettivo!".
Appunto, ripeto: non pretendere troppo e parti da cose semplici.
Cosa ho scritto io nelle scorse settimane? Magari qualche esempio può essere utile, ma considera che è soggettivo:
- Obiettivo: Qualcosa di super e nuovo (ero stato molto generico perché volevo trovare qualcosa di nuovo e entusiasmante quella settimana)
Ricompensa: birra Leffe Ambra - Obiettivo: Fine settimana con Nico (dopo diversi fine settimana con vari impegni, volevo passare un fine settimana tranquillo con mia moglie)
- Ricompensa: Mangiare fuori in tranquillità
- Obiettivo: Giocare a calcio e divertirmi (avevo mollato da poco la squadra di calcio amatori dopo tanti anni e nell'ultimo periodo, per vari motivi, non riuscivo più a giocare per divertirmi)
Ricompensa: Birra sabato sera (non sono un bevitore, giuro! 😅 Bevo un bicchiere una volta a settimana) - Obiettivo: Trovare novità interessanti a lavoro (era un periodo in cui avevo un po' più di tempo a lavoro e volevo apportare qualche cambiamento)
Ricompensa: Videogiochi fine settimana (per evadere, gioco spesso a videogiochi su pc)
Qualche settimana non mi veniva in mente nulla, per cui non ho scritto obiettivi. Ripeto: non è un obbligo e non devi scrivere nulla di complicato. Fai ciò che ti senti e tutto verrà naturale.
Se alzi l'asticella e scrivi un obiettivo più tosto, la ricompensa te la gusterai ancora di più 😋
Abitudini
Questa è interessante.
Quante volte hai pensato di introdurre nuove abitudini? La classica palestra a gennaio, perché "ricomincia l'anno e mi riempio di buoni propositi... per poi portarne avanti solo un 10%!" 😨
Per introdurre delle abitudini non devi strafare: potresti avere un picco di energia e forza di volontà per dire "da oggi inizio palestra, ci vado 3 volte a settimana e faccio almeno un'ora".
Bene, puoi riuscirci la prima settimana, poi quella successiva hai un imprevisto e salti una volta, che diventa l'alibi per pensare che tanto puoi saltare anche quella dopo per ricominciare a fare 3 giorni a settimana... ma finita l'euforia ti rendi conto che hai fatto male i calcoli e forse conveniva iniziare diversamente. Sì, ma come?
Inizia con poche nuove abitudini, meglio magari una sola alla volta, e invece della quantità scegli la costanza.
Poco tempo ma costante.
Un impegno minimo, ma costante.
Tutto deve essere sostenibile.
L'effetto di una nuova abitudine troppo impegnativa farà l'effetto opposto, e ti darà una risposta demoralizzante: "non riesco".
Questo sistema permette di entrare nel cosiddetto ciclo dell'abitudine ("habit-loop"), che si compone in 3 fasi:
- segnale: un impulso per l'abitudine. È la tabella che ti spinge a voler spuntare quei quadratini e compiere l'azione
- routine: sempre questa tabella, ti spinge a ricordare che è un'azione quotidiana che dovresti intraprendere
- gratificazione: al termine dell'azione intrapresa, la sensazione di benessere ti spingerà il giorno dopo a compiere la stessa abitudine
Questa tabella ti aiuta a segnare i giorni in cui hai svolto quell'attività che vuoi farla diventare un'abitudine. Metti una spunta e prova a portare avanti nuove abitudini fino a che, entrate nella quotidianità, diventeranno una normalità tanto da non scriverle più fra le abitudini, pronti per introdurne una di nuova.
Lista lavoro
Come dicevo, per lavoro ho già i miei strumenti, però se non ne hai o se hai delle cose importanti che non vuoi perderti, appuntale qui in una semplice lista di cose da fare (todo-list) senza un giorno preciso.
Se hai delle questioni spinose a lavoro che vuoi toglierti di dosso in settimana, appuntale qui e spuntale.
Lista personale
È come la lista lavoro, però per le cose personali.
Ti puoi appuntare che c'è da tagliare l'erba in giardino, però dato che il tempo è instabile ed è un'attività che può anche essere rimandata alla settimana dopo se il tempo è pessimo o se proprio non hai energie, può stare in questa lista, a meno che non hai i fili d'erba che arrivano al terrazzo! 🫣
Spazio libero
Visto che stiamo rendendo tutto strutturato con tabelle e riquadri dove scrivere, uno spazio libero ci sta.
A che serve?
Cioè, veramente mi stai chiedendo a cosa serve uno spazio libero? Devo dirti anche questo?? 🙃
Fai degli appunti liberi, disegna, fai uno schizzo di una cosa che vorresti fare ma che non ti viene a parole.
Magari hai solo voglia di disegnare qualcosa di creativo, di mettere giù un concetto che proprio a parole non ti viene, un prototipo di qualche progetto giusto per averlo tolto dalla mente e concretizzato su un foglio...
Ti mostro cosa ho fatto io (ho riguardato i fogli delle settimane scorse e effettivamente non ho liberato grandissima fantasia) 😅
Cosa vorresti migliorare?
Siamo quasi alla fine.
Questa sezione deve essere il faro settimanale.
A parte l'obiettivo principale e le liste, scrivi 3 cose che vorresti migliorare.
C'è poco spazio, lo so, ma non serve scrivere un tema. Scrivi brevemente cosa vuoi rendere migliore questa settimana.
È tutto soggettivo, però quello che scrivi dovrebbe aiutarti ad assumere un atteggiamento positivo quando stai per agire.
Ti porto degli esempi di cosa ho scritto io:
- 1) Incisività a calcio
2) Incisività a lavoro
3) Incisività a casa
(era un periodo in cui mi sentivo di voler essere più presente e attivo in questi 3 ambiti, e avevo delle cose o decisioni da intraprendere in modo più "incisivo" del solito. Non c'è un punteggio di incisività, ho lasciato vago questo concetto) - 1) Qualità delle discussioni
2) Tempo con Nico
3) Tempo con amici
(quella settimana volevo più "profondità", per cui pensavo di migliorare i rapporti e di parlare di più) - 1) Seguire obiettivi
2) Cose redditizie a lavoro
3) Dare questo foglio ad altri
(quella settimana volevo riuscire a seguire meglio degli obiettivi e trovare nuovi spunti redditizi a lavoro, oltre che parlare proprio di questo foglio ad altri. Ero sulla scia di fare tante cose utili)
Un paio di settimane non ho scritto nulla su cosa volevo migliorare, non mi veniva nulla in modo naturale, capita 🤷
Nell'anno ci sono 52 settimane, non è che ogni settimana riusciamo a migliorare il mondo attorno a noi stessi.
Di che cosa sei grato/a?
Arrivati alla fine della settimana, liberiamo la gratitudine.
Ne avevo sentito parlare molto tempo fa, catalogandola come qualcosa di "zen" o "teorico", ma serve.
Esprimere gratitudine, anche per cose che possono sembrarci banali, è utile alla mente.
Se attorno a te hai persone che si lamentano continuamente, con cosa la stai alimentando? Di pensieri negativi e lamentele, e più gliene dai, più lei macina e rimugina.
Se pensi sempre a problemi e hai tensione continua per scadenze e progetti da finire, pensandoci da mattina a sera, alimentando per almeno 8 ore così la tua mente, la sera a cosa penserai?
Tutti noi abbiamo bisogno di esprimere gratitudine, che serve a dire "grazie" a noi stessi, a persone o a eventi positivi che ci capitano.
Dire "grazie" anche solo per essere in buona salute ti pare poco? Immagina persone che non godono di buona salute: cosa non darebbero per averla?
Se non sai di cosa essere grato/a, la salute è il minimo che puoi ricordarti di ringraziare. Gli effetti comprovati di essere grati sono questi:
- migliora il riposo: essere grati con la nostra vita ci fa non concentrare così tanto su preoccupazioni o pensieri negativi che possono finire per influenzare il nostro sonno
- più immunità: avere un atteggiamento più positivo o riconoscente può aiutarci a migliorare le nostre difese
- sollievo dallo stress: affrontare la quotidianità con più gratitudine implica anche ridurre la percezione delle situazioni stressanti
- meno probabilità di soffrire di ansia e depressione: essere più grati significa anche che le persone finiscono per soffrire meno di ansia e depressione, perché si concentrano sugli aspetti positivi di ciò che li circonda, e ne hai parecchi, solo che non li stai considerando perché sembrano banali e "scontati"
- sperimenta una maggiore connessione con gli altri: la gratitudine implica imparare a osservare ciò che è più positivo non solo in noi stessi ma anche nelle persone che ci circondano. A lungo andare, può finire per giovare alle connessioni che abbiamo con gli altri
- migliora il benessere: le persone che tendono ad essere più riconoscenti, finiscono anche per avere maggiori probabilità di impegnarsi in altri comportamenti che finiscono per promuovere la salute, come esercitarsi di più o mantenere uno stile di vita molto più sano
Tre spunte finali
Hai finito.
Se hai detto "grazie", puoi spuntare simbolicamente i 3 riquadri sotto:
- Obiettivo settimanale raggiunto: ce l'hai fatta!
- Ricompensa ottenuta: hai goduto della ricompensa.
- Contemplazione risultati: fermati un attimo a pensare, rileggi e dì un'altra volta "grazie" a te stesso/a perché hai in mano la tua vita, le cose positive che volevi e questo è il carburante per affrontare la settimana successiva, una alla volta.
Considerazioni finali
Prima di darti il foglio da scaricare, volevo evidenziare alcuni dettagli che sono importanti ed è bene tenere in considerazione.
- usa il foglio di carta. Inizia con questo foglio, perché non c'è un'app, anche se la volevo fare. Sono appassionatissimo di tecnologia, però il rischio di usare un'app che abbia queste caratteristiche rischia di finire nel caos delle notifiche del telefono, almeno per chi non ha consapevolezza di quanto la nostra attenzione sia degradata con l'uso dei telefoni. Il foglio di carta non ha notifiche: quando ce l'hai davanti, hai solo quello da guardare, senza distrazioni, e in questi tempi è un grandissimo valore
- scrivere rende gli impegni non effimeri. Se digitassi su un telefono, tutto diventerebbe effimero e sfuggente, perdendosi nelle altre app. Inoltre, la "fatica" di avere un foglio e degli impegni scritti a mano, gli dà un valore maggiore di qualcosa scritto dentro un'app che con un dito si può spostare alla settimana dopo o cancellare. Il mio metodo è: se non riesci a fare qualcosa non disperarti, puoi rimandare, però intanto per la settimana ce l'avrai sempre davanti, quindi è anche un monito per scrivere cose fattibili
- tieni il foglio in un posto comodo. È un foglio A4 e può essere scomodo. Portatelo dietro, piegalo anche 2 volte in modo che sia facilmente trasportabile. Io lo tengo in un borsello stile marsupio. Sto valutando di cambiare cover del telefono con quelle che si aprono a metà, così da inserirlo lì dentro.
- usa una penna colorata. Va bene scrivere, ma che triste tutto nero o tutto blu! La vita è colorata e i colori stessi danno vitalità, per cui investi quei quattro spicci e prendi una di quelle penne multi-colore! 💸
- usa l'agenda come un foglio maestro. Come dicevo, a lavoro ho i miei strumenti, ma se ho una riunione importante a cui dò un significato particolare, la segno anche su questa agenda. Un po' come nelle strutture gerarchiche dove c'è un manager, anche nella tua vita usa questa agenda a un livello superiore. Vuoi fare una lista di tante piccole cose da fare? Falla pure, una non esclude l'altra. Puoi creare una lista di cose da fare molto specifiche, anche su un'app, e decidere che sabato mattina ti prendi mezza giornata per spuntare tutte quelle piccole attività, ma puoi "scalare" mettendo nell'agenda maestra un appunto per il sabato mattina con scritto "Mezza giornata per il mio progetto X", e quando il sabato mattina ti dedicherai a questo impegno, puoi tirar fuori quelle attività e spuntarle una a una su app o dove le hai segnate. Se non le termini, sulla tua agenda maestra puoi segnare che hai dedicato la mattina a farne un bel po', e ti segnerai la settimana dopo che ti servirà altro tempo per finirle. Ti darà meno l'idea di qualcosa di incompiuto.
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Qui il repositorio completo:
loviuz
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